زمانی که شما در کار خود یک حرفه‌ای تمام عیار باشید، اغلب به دنبال ایجاد ارتباطات و دسترسی به منابع بیشتر هستید؛ امری که به‌واسطه آن رشد می‌کنید و کسب‌وکارتان پیشرفت می‌کند. منتهی همه ما با یک مسئله مشترک روبه‌رو هستیم و آن این‌که نمی‌توانیم دقایق بیشتری را به‌روز خود اضافه کنیم، در واقع با مسئله‌ای مواجه می‌شویم به نام مدیریت زمان.
زمان منبعی محدود است و در نتیجه مهم‌ترین دارایی شما به شمار می‌رود. برای آن‌که از هرلحظه از زمانتان استفاده کنید، باید مطمئن شوید که از دام‌های تلف کردن وقت در یکی از بخش‌های ارتباطی‌تان یعنی ارتباطات ایمیلی پرهیز می‌کنید.
- استفاده از صندوق ورودی به‌جای برنامه کاری
اغلب اولین چیزی که صبح‌ها چک می‌کنیم، ایمیل است، همه پیام‌های آمده را می‌خوانیم و اجازه می‌دهیم که آنچه در ایمیل آمده، دستور کار روزمان را بسازد. و بعد چه اتفاقی می‌افتد؟ اولویت‌های واقعی فراموش می‌شود و کارهایی را که باید انجام دهیم، انجام نمی‌دهیم. ما روی اهدافی کار می‌کنیم که مال ما نیستند.
کاری که شما باید انجام دهید این است که به ایمیلتان با توجه به برنامه‌ای از پیش تعیین‌شده، نگاه کنید. برنامه شما، مجموعه‌ای از اهداف کوتاه‌مدت است که به شما کمک می‌کند تا موانع را کنار بزنید و استراتژی‌های بزرگ‌تری را برای رسیدن و نهایی کردن اهدافتان رقم بزنید و برای این کار یک روش ساده مؤثر وجود دارد.
اول آن‌که زیر جعبه پیام‌هایتان سه پوشه مجزا ایجاد کنید و آن‌ها را بانام اولویت ۱، اولویت ۲ و اولویت ۳ نام‌گذاری کنید. سپس به سراغ جعبه پیام‌ها بروید و همه پیام‌هایی را که دارید با توجه به‌فوریت آن‌ها ساماندهی کنید. اگر چیزی وجود دارد که نمی‌توانید همین الان کاری برای آن انجام دهید، پس آن را در پوشه‌های اولویت بگذارید. ازاینجا به بعد ۲ الی ۴ بخش در طول روز مقرر کنید که به سراغ ایمیلتان بروید و از آن با فکری کاملاً روشن و باز خارج شوید. به‌این‌ترتیب شما اجازه نمی‌دهید که ایمیلتان مزاحم سایر کارهایی شود که سعی می‌کنید برایشان اقدام کنید.
- به مشتریانتان دیر پاسخ می‌دهید
این روزها، روزهای متن و ویدئو و سرعت است. همه انتظار پاسخ‌های سریع و حتی آنی دارند. مطالعات نشان می‌دهد که ۸۰ درصد از مشتریان از کسب‌وکارها انتظار دارند که ظرف ۲۴ ساعت به پیام‌های آنان پاسخ دهند و ۳۷ درصد از آن‌ها گامی از این فراتر گذاشته و انتظار دارند که طی یک ساعت به آن‌ها پاسخ داده شود. بنابراین سعی کنید که در اولین فرصت به مشتریانتان پاسخ دهید. اگر پاسخی کمی دشوار است و زمان کافی برای انجام آن در این لحظه ندارید، دست‌کم سعی کنید که یک ایمیل برای آن‌ها بفرستید و به آن‌ها بگویید که با پاسخ نهایی به‌زودی به آن‌ها برمی‌گردید.
- پاسخ کامل نمی‌دهید
هنگامی‌که در یک ایمیل به شکل کامل پاسخ را نمی‌نویسید، ناگزیر باید انتظار پیام‌های بیشتری را داشته باشید زیرا مردم می‌خواهند اطلاعات بیشتر و توضیحات شفاف بیشتری از شما دریافت کنند. این رفت‌وآمد اضافی می‌تواند وقت گران‌بهای شما را از سایر کارها مثل کارهای خلاقانه، همکاری یا انجام کارهای اساسی بگیرد. پیش از آن‌که دکمه «ارسال» را بفشارید، مطمئن شوید که همه توضیحات لازم را در ایمیل خود آورده‌اید. توجه داشته باشید که می‌توانید یک گام هم فراتر بگذارید و سوال‌های احتمالی دریافت‌کننده خود را در آینده پیش‌بینی کنید و به آن‌ها نیز پاسخ لازم را بدهید.
- روده درازی می‌کنید
از سوی دیگر، در نوشتن پاسخ ایمیل‌ها زیاده‌روی نکنید. پاسخ کامل دادن به یک ایمیل به معنای این نیست که پایان‌نامه بنویسید. به کلمات و جملات کوتاه اکتفا کنید. هدفتان این باشد که هدف خود را طی ۴ الی ۵ خط توضیح دهید و کنترل اوضاع را به دست داشته باشید.
- مثل نقل‌ونبات از «پاسخ به همه» استفاده می‌کنید
نوشتن ایمیل فقط شامل استفاده از زمان نمی‌شود، بلکه شامل هر فردی می‌شود که در آن ایمیل مخاطب قرار می‌گیرد. درنتیجه باید به همه این موارد احترام گذاشت و فقط افرادی را وارد این کار کرد که واقعاً نیاز به مشارکت دارند و اطلاعاتی درباره گفتگوی مطرح‌شده دارند. اگر می‌توانید از جعبه bcc استفاده کنید، از آن بهره ببرید زیرا با استفاده از این روش افرادی که به شما پاسخ می‌دهند، فقط به شما پاسخ می‌دهند و افراد دیگر درگیر مسئله شما نمی‌شوند.
- وقتی ناراحت هستید به ایمیل‌هایتان پاسخ می‌دهید
همه روزها، بهترین روز ما نیستند و همه موقعیت‌ها در بهترین حالت خود اتفاق نمی‌افتند؛ ما همه مشکلات شخصی خودمان را داریم که شاید سایر اعضای گروه از آن آگاهی نداشته باشند. بنابراین اگر شما در حال حاضر به‌هم‌ریخته هستید یا اگر شما ایمیلی را دریافت می‌کنید که برنامه‌های شما را به هم می‌ریزد، از کامپیوترتان فاصله بگیرید. در محوطه بیرون محل کار یا منزل، دوری بزنید. سعی کنید با فردی که موضوع مسئله شما است، رودررو یا با تلفن تماس برقرار کنید زیرا به این صورت امکان رفع مشکل آسان‌تر است.
زمان بیش از حد تصور ما باارزش است. شما زمانی که از ارزش آن آگاه هستید، بیشتر از قبل به خود و هر فرد دیگری که با شما در ارتباط است، احترام می‌گذارید و نمی‌گذارید دقیقه‌ای از این موهبت به هدر برود. زمانی که این اشتباهات را محدود می‌کنید، شما سریع‌تر کارهایتان را انجام می‌دهید و شاید حتی به اهداف بیشتری هم دست پیدا کنید.