چگونه حضور درخشانی در جلسات مجازی داشته باشیم؟

مطابق آمار سرشماری ۲۰۱۸ ایالات متحده آمریکا، پیش از فراگیری کوید-۱۹ هم ۵.۳ درصد آمریکایی‌ها، یعنی بیش از ۸.۲ میلیون آمریکایی از  راه دور به کار مشغول بودند. با توجه به این رویکرد به نظر می‌رسد که تغییر روش کاری کارمندان، کنفرانس‌های ویدئویی و رویدادهای بارش فکری و رونمایی‌های مهم، بیش از پیش به روند روزمره مراحل کسب‌وکار تبدیل شده‌اند.

اما تاکتیک‌های ارتباطی با همکاران در یک فضای کنفرانس ویدئویی، شبیه ارتباطات معمولی با تصاویر ۴ قسمتی صفحه کامپیوتر یکی نیست. استاد اندی مولینسکی، استاد رفتارهای سازمانی می‌گوید که جلسه‌های مجازی «کاملاً متفاوت از جلسات فردی یا شرکت در کلاس‌های مجازی است.»

بهبود زاویه دید و حضور شما در زوم، اسکایپ یا جلسات مجازی مشابه، نه فقط نیاز به مشارکت فعال در ویدئو کنفرانس دارد بلکه باید از امکان اشتباه محتمل در این رسانه جلوگیری کرد. برای این‌که تاثیرات واقعی حضور مجازی خود را خوب و بالا نگه دارید شش پیشنهاد زیرا را بخوانید و به کارببندید:

به دوربین نگاه کنید نه به همکارانتان

همه کوچ‌های متخصص ارائه این نکته را به شما می‌گویند که داشتن تماس چشمی برای تقویت حضور شما ضروری است. در یک ویدئو کنفرانس این کار به معنای نگاه کردن به دوربین است نه نگاه کردن به چهره‌های افرادی که در آن حضور پیدا کرده‌اند. همه ما می‌دانیم نگاه کردن به یک دایره سیاه کوچک به‌عنوان مخاطب احساس خوبی ندارد. ما انسان‌ها یادگرفته ایم که هنگام حرف زدن به چهره مردمی که با آن‌ها صحبت می‌کنند نگاه کنیم اما باید این نکته را هم در نظر بگیرید که مجریان و سیاستمداران سال‌های سال است یادگرفته‌اند از طریق همین دایره سیاه کوچک با مخاطبان خود ارتباط برقرار کنند.

باوجودی که نگاه کردن تمام مدت به دوربین به خصوص زمانی که سایرین در حال صحبت کردن هستند، چالش‌برانگیز است اما این نکته را به یاد داشته باشید که با نگاه کردن به دوربین، تأثیر حرف‌های شما بیشتر می‌شود.

تمرین کنید که در طول ویدئو کنفرانس و به‌خصوص زمانی که صحبت می‌کنید حتی برای لحظات کوتاهی هم که شده به دوربین نگاه کنید. هرچه بیشتر از این روش استفاده کنید، بیشتر با آن احساس راحتی خواهید کرد.

 قدرتمند صحبت کنید

همیشه به دانشجویان و مشتریانم توصیه می‌کنم که صدایشان را از حد متوسط بالاتر ببرند زیرا علاوه بر اینکه صدایشان بهتر شنیده می‌شود، صدای بلند, قدرت و اعتبار را نشان می‌دهد. این قانون در کنفرانس‌های مجازی هم به اندازه کنفرانس‌های حضوری اعتبار دارد. بنابراین شما چه از میکروفون دستگاه یا از میکروفون‌های خارجی استفاده می‌کنید، صدایی صاف و قوی داشته باشید به طوری که انگار در یک سالن کنفرانس بزرگ هستید.

با صدای بلند صحبت کردن همچنین مانع از این می‌شود که زمزمه کنید یا بسیار سریع صحبت کنید.

 کادر تصویر خود را با آگاهی انتخاب کنید

فاصله نقش مهمی در دیده شدن نزد مخاطبانتان به عنوان یک سخنران ایفا می‌کند. هرچه شما فاصله بیشتری داشته باشید یا تصویرتان ناواضح باشد، مشارکت آن‌ها را کمتر می‌شود.

اگر کادر سرتان را قطع کند یا نزدیک به پایین صورتتان باشد، تصویر شما بسیار نزدیک است و اگر نیم تنه شما به طور کامل در کادر دیده شود، تصویرتان بسیار دور است. بنابراین مهم است که تصویر خود را در کادر به درستی تنظیم کنید که سرتان به شکل کامل و در فاصله‌ای متعادل در کادر قرار بگیرد. علاوه بر این حواستان به پس‌زمینه هم باشد. اتاق‌های به هم ریخته، گوینده را بی‌نظم نشان می‌دهد. جایی را انتخاب کنید که پس‌زمینه شما را ساده نشان می‌دهد و حرفه‌ای بودن شما در ارائه را به رخ می‌کشد.

آماده‌سازی هم بسیار مهم است، بنابراین پیش از جلسه زمان کافی صرف کنید، مکانتان را انتخاب کنید و سرتان را با فاصله‌ای مناسب در کادر تنظیم کنید و مطمئن شوید که چهره تمام رخ شما بهترین دید را دارد.

                                  پیشنهاد زیمگ      سه راز مهم برگزاری یک وبینار موفق

حضور و توجه کامل داشته باشید

در یک جلسه متعارف، مشارکت‌کنندگان معمولاً نسبت به حضور خود آگاهی و توجه دارند اما در کنفرانس ویدئویی جایی که شما صامت (mute) شده و حتی با شلوارک یا لباس خانه‌ در جلسه حاضر شده باشید، ممکن است فراموش کنید که در معرض دید هستید. ممکن است وسوسه شوید که ایمیل خودتان را چک کنید یا به سراغ کار دیگری بروید اما چندکارگی یا Multitasking بسیار خطرناک است زیرا ممکن است که ناغافل از شما سؤال شود و شما آماده نباشید.

حتی اگر شما نیازی به مشارکت کامل در یک جلسه نداشته باشید، شهرت حرفه‌ای شما می‌تواند درنتیجه عدم توجه به جلسه خدشه دارد. بنابراین سایر پنجره‌های کامپیوتر را ببندید و به یاد داشته باشید که دوربین روشن است.

چون در یک جلسه مجازی  اطلاعات اجتماعی کمتری  نسبت به سایرین دارید، باید نسبت به اینکه چند وقت یکبار و به چه مدتی حرف می‌زنید، توجه نشان دهید. اگر صحبت فرد دیگری را قطع می‌کنید یا نظراتی می‌دهید که حضور فرد دیگری را تحت‌الشعاع قرار می‌دهید، این توصیه را به خاطر داشته باشید: «خودتان را در خانه نبینید، بلکه خودتان را در محیط کارتان تجسم کنید.»

حواستان را پرت نکنید

در یک جلسه زنده ممکن است نگران حرف زدن خودتان و قرار نداشتن روی گزینه صامت و درنتیجه صداهای آزاردهنده پس‌زمینه یا مزاحمت حیوانات خانگی و بچه‌ها باشید اما همه این‌ها، مشکلات عادی جلسات مجازی است و می‌تواند به سرعت، موقعیت شما را به هم بریزد. بدانید که شما به‌خاطر آنچه درست انجام می‌دهید، شناخته می‌شوید و نه به خاطر آنچه اشتباهاتتان. بنابراین نسبت به چیزهایی که محیط‌های مجازی و واقعی شما را تحت تأثیر خود قرار می‌ٔدهد، هشیار باشید.

حواستان باشد هر زمان که صحبت نمی‌کنید خود را روی وضعیت صامت قرار دهید و فقط زمانی از این وضعیت خارج شوید که می‌خواهید صحبت کنید. خوبی بودن در وضعیت صامت این است که از انتشار صداهای ناگهانی و صداهای معمولی مثل صدای ساعت یا صدای دکمه‌های تایپ کردن که معمولاً متوجه‌اش نمی‌شویم یا حتی صدای تنفس خودمان، جلوگیری می‌کند. خارج شدن از وضعیت صامت خیلی روشن به ما یادآوری می‌کند که زمان صحبت کردن ما رسیده است.

اطمینان حاصل کنید که دوربین شما هنگامی که کاری حواس پرت‌کن (همچون رفتن به یک اتاق دیگر یا غذا خوردن) را انجام می‌دهید، خاموش است. نوشیدن، عملی حواس پرت‌کن حساب نمی‌شود ولی خوردن یا آدامس جویدن ممکن است خیلی خوشایند نباشد.

درنهایت هم اگر بچه‌ها یا حیوانات خانگی در تماس شما حضور پیدا کردند، فقط موجب خنده یا ارتباط برقرار کردن حاضران با آن‌ها می‌شود، بنابراین بابت چنین اتفاقاتی خیلی نگران و خجالت‌زده نباشید. بااین‌حال اگر  ارائه مهمی دارید، سعی کنید از شخص دیگری کمک بگیرید و آن‌ها را به اتاق دیگری بفرستید که حواستان پرت نشوند یا برنامه‌ای جذاب برای آن‌ها داشته باشید که سرشان را گرم کند.

فرزندپروری و ارائه همزمان نمی‌تواند اتفاق بیفتد و پیام مهمی که شما برای همکارانتان می‌فرستید به توجه و حضور کامل شما نیاز دارد.

پنجره چت را به‌عنوان ابزاری مهم در نظر داشته باشید

پنجره چت فقط فضای بحث نیست بلکه می‌تواند ارائه شما را کامل کند. زمانی که شما به یک مقاله ارجاع می‌دهید یا مستنداتی را به اشتراک می‌گذارید از فضای چت استفاده می‌کنید. اگر شما هستید که جلسه را اداره می‌کنید، فهرستی از برنامه‌ها را در چت قرار دهید. زمانی که سایرین در حال صحبت کردن هستند با پرسیدن سؤال و حمایت  از آن‌ها پاسخ دهید. پنجره چت فرصتی منحصربه‌فرد در جلسات مجازی برای بهبود حضور شما است. ایده‌هایتان را از این طریق پروش دهید و نشان دهید که حضور کامل دارید.

مهم نیست که شما سال‌هاست در حال شرکت در جلسات مجازی هستید یا همین ماه است که کارتان را شروع کرده‌اید، مهم این است که کنفرانس ویدئویی فقط یک کنفرانس ویدئویی نیست بلکه یک تجربه تعاملی کاملاً جدید است که نیازمند تطبیق دیدگاه‌ها، عادت‌ها و تاکتیک‌ها است تا بشود از آن به نحو احسن استفاده کرد.
 
[/av_textblock]

منبع: HBR